Sağlık kurumlarında her gün yüzlerce hasta kabul edilir, binlerce tıbbi belge oluşturulur ve tüm bu belgelerin düzenli şekilde saklanması gerekir. İşte bu süreç, dosya saklama yöntemleri ve arşivleme otomasyonu sayesinde profesyonel şekilde yürütülür.

Bu konu, Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik 1. sınıf derslerinde temel ünitelerden biridir. Vize ve final sınavlarında sıklıkla “arşiv türleri”, “kodlama yöntemleri”, “HBYS arşivleme sistemi” gibi sorular çıkar.

Bu yazıda hem öğrencilerin işine yarayacak ders notu formatı hem de SEO açısından güçlü bir makale hazırladım.

Dosya Saklama Yöntemleri Nedir?

Dosya saklama yöntemleri; tıbbi kayıtların düzenli, ulaşılabilir, gizli ve uzun süre saklanmasını sağlayan sistemlerdir. Amaç şudur:

✓ Dosyaya ihtiyaç duyulduğunda hızlı ulaşmak,
✓ Bilgileri gizlilik kurallarına uygun saklamak,
✓ Dosya kayıplarını sıfıra indirmek,
✓ Hukuki süreçlerde güvenilir bilgi sunmaktır.

Dosyaların doğru saklanması, hem hastane işleyişi hem de hasta güvenliği için kritik öneme sahiptir.

Arşivleme Türleri Nelerdir?

Sağlık kurumlarında kullanılan başlıca arşivleme türleri şunlardır:

1. Alfabetik Arşivleme

Hastaların soyadına göre sıralanmasıdır. Küçük ölçekli kurumlarda tercih edilir.

2. Numerik Arşivleme (Sayı Bazlı)

En yaygın yöntemdir.
Örnek: 2025-000124

Türleri:

• Düz numerik sistem

• Ters numerik sistem

• Terminal digit (son basamak) sistemi → En profesyonel ve hızlı yöntem.

3. Coğrafi Arşivleme

Adres veya bölge göre düzenlenir.

4. Konu Temelli Arşivleme

Hukuki veya idari belgeler için kullanılır.

5. Dijital Arşivleme (HBYS – Otomasyon)

Günümüzde en yaygın kullanılan modern yöntemdir.
Tüm kayıtlar elektronik ortamda saklanır, arşiv odalarına ihtiyaç azalır.

Dosyaların Arşivde Saklanma Koşulları Nelerdir?

Dijital ya da fiziksel fark etmeksizin bir arşivin taşıması gereken koşullar şunlardır:

1. Güvenli Ortam

• Nem olmamalı

• Yangın söndürme sistemi olmalı

• Çelik raf ve dolaplar kullanılmalı

2. Gizlilik ve Yetkilendirme

• Yetkisiz personel arşive giremez

• KVKK kurallarına uygun saklama yapılır

3. Düzenli Sınıflandırma ve Kodlama

• Her dosya benzersiz bir numara almalıdır

• Raf yerleşimi sistematik olmalıdır

4. Zararlı Etkilere Karşı Koruma

• Tozlanmaya karşı kapalı dolap

• Güneş ışığına maruz bırakılmamalı

5. Dijital Yedekleme

Elektronik arşivlerde haftalık veya günlük yedekleme yapılmalıdır.

Arşivleme Sürecinin Aşamaları Nelerdir?

Arşivleme süreci, sağlık kurumlarında değişmez bir döngüdür:

Bu süreçlerin tamamı Arşiv Yönetmeliği çerçevesinde yürütülür.

Arşivleme Otomasyonu Nedir?

Arşivleme otomasyonu, dosyaların dijital ortamda saklandığı modern sistemdir.
HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) üzerinden çalışır.

Otomasyonun avantajları:

• Dosyaya saniyeler içinde ulaşılır

• Kaybolma riski ortadan kalkar

• Arşiv odası ihtiyacı azalır

• Hastane içi iş yükü azalır

• Hukuki süreçler için güvenilir kayıt sağlar

• Elektronik imza (e-imza) ile geçerlilik kazanır

Günümüzde birçok hastanede hibrit arşivleme kullanılır: hem fiziki hem dijital.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

1. Arşiv türleri nelerdir?

Alfabetik, numerik, konu temelli, coğrafi ve dijital arşiv türleri bulunur.

2. Dosyalar arşivde nasıl korunur?

Gizlilik, ısı, nem ve güvenlik kurallarına uygun ortamda saklanmalıdır.

3. Arşiv otomasyonu nedir?

Dosyaların elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.

4. Dosya saklama süresi kaç yıldır?

Hasta dosyaları Türkiye’de 20 yıl saklanır.

5. Arşiv neden bu kadar önemlidir?

Hem klinik ihtiyaç hem de mahkemelerde delil niteliği taşıdığı için önemlidir.

Kaynaklar

• Sağlık Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

• Sağlıkta Kalite Standartları (SKS) – Arşiv Modülü

• Üniversite Tıbbi Dokümantasyon Ders Notları

• HBYS Kullanım Kılavuzları

Tıbbi Sorumluluk Reddi Beyanı

Bu içerik sadece eğitim ve bilgilendirme amaçlıdır.
Hukuki veya tıbbi kararlar için mutlaka ilgili uzmanlara danışılmalıdır.